1. Rechten en plichten der leden
Artikel 1
Daar waar in de statuten over gewone leden wordt gesproken, zijnde leden die voor 1 januari 18 jaar zijn geworden, spreken we in dit reglement over seniorleden. De leden die jonger zijn, noemen we in dit reglement juniorleden. Als we over leden spreken, bedoelen we alle leden. De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van de verantwoordelijke commissie en/of het bestuur.
Artikel 2
De leden zijn verplicht de adreswijzigingen ten spoedigste aan de ledenadministratie door te geven. Zij zijn tevens verplicht de contributie (bijlage 1a) en, indien verschuldigd, het inschrijfgeld aan de KNLTB, te voldoen middels verplichte automatisch incasso. Indien bij aanvang van het tennisseizoen niet aan de persoonlijke verplichting is voldaan zal een herinnering worden verstuurd en indien 30 dagen na verzending van de herinneringsbrief nog niet is voldaan, neemt het dagelijks bestuur passende maatregelen. Om het tennispark te kunnen openen en sluiten geldt als leidraad dat per adres minimaal één sleutel in het bezit dient te zijn (bijlage 1b).
Artikel 3
Leden, die gedurende het verenigingsjaar minimaal 6 maanden niet kunnen spelen (i.v.m. zwangerschap, langdurige ziekte, blessure of andere door de vereniging erkende reden) zijn slechts een gedeeltelijke contributie verschuldigd. Na goedkeuring door de penningmeester en bij inlevering van de spelerspas bij de ledenadministratie wordt een reductie gegeven op de contributie (bijlage 1a).
Artikel 4
Leden kunnen ook lid zijn van een andere door de KNLTB erkende tennisvereniging. LTV de Grensmeppers hoeft echter geen rekening te houden met de belangen/verplichtingen van het lid jegens de andere vereniging.
Artikel 5
Tennislessen en trainingen op de banen van LTV de Grensmeppers mogen alleen worden gegeven door trainers die hiervoor (schriftelijke) toestemming hebben van het bestuur.
Artikel 6
Ieder lid is verplicht de door hem aan de vereniging of andermans eigendommen toegebrachte schade te betalen. Iedere schade dient direct bij het bestuur te worden gemeld.
Artikel 7
Royement wegens wanbetaling en/of wangedrag geschiedt door het dagelijks bestuur. Aan het betreffende lid zal hiervan schriftelijk mededeling worden gedaan. De duur van de schorsing van een lid wordt bepaald door het dagelijks bestuur. Schorsing als lid van de KNLTB brengt schorsing als lid van de vereniging met zich mee.
Artikel 8
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuursvergaderingen, vergaderingen van kas- en andere commissies), wedstrijden en andere evenementen der vereniging aanwezig te zijn.
Artikel 9
Vergoedingen binnen de vereniging zijn vastgelegd in bijlage 1. van het Huishoudelijk Reglement LTV de Grensmeppers – 13 maart 2016
Artikel 10
Het inschrijvingsgeld voor competitiedeelname aan de KNLTB, wordt voor alle competitieteams betaald door de vereniging. Elk competitieteam betaald een bijdrage aan de vereniging. Voor jeugdteams wordt dit voldaan door de Jeugdcommissie. De benodigde tennisballen en één consumptie per teamlid (bij ontvangst van het team) worden door LTV de Grensmeppers gratis ter beschikking gesteld. Het betreft hier zowel competities binnen als buiten KNLTB verband. Eventuele lunches worden door de competitieteams zelf geregeld. Junioren t/m 16 jaar kunnen alleen deelnemen aan de KNLTB competitie voor senioren na voorafgaande toestemming van de jeugdcommissie én de voorzitter van de seniorencommissie.
Artikel 11
Leden zijn door de KNLTB verzekerd tegen aansprakelijkheid en ongevallen, onder de voorwaarden zoals vermeld in de desbetreffende verzekeringspolissen. Leden worden geacht zelf ook verzekerd te zijn voor wettelijke aansprakelijkheid.
2. Bestuur
Artikel 12
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van een stem. Ieder bestuurslid heeft een stem. Het stemrecht mag niet door een gemachtigde worden uitgeoefend. De aftredende functionaris is terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste Algemene Ledenvergadering waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt volgens rooster had moeten aftreden. Het algemeen bestuur bestaat uit maximaal 8 bestuursleden. Het bestuur is gemachtigd om een bestuur vacature tussentijds op te vullen. Het nieuwe bestuurslid zal tijdens de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering formeel verkiesbaar gesteld worden.
Artikel 13
Bij ontstentenis van de voorzitter worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het dagelijks bestuur uit hun midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meerdere bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
Artikel 14
Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van: a. namen en adressen van de leden; b. presentielijsten en notulen van alle Algemene Ledenvergaderingen en notulen van vergaderingen van het algemeen bestuur; c. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welke gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen; d. vastlegging vergoedingen bestuur, commissies en andere voor vereniging van belang zijnde. In bijlage 1 van dit Huishoudelijk Reglement volgt specificatie van gangbare vergoedingen. De vergoedingen welke betrekking hebben op commissies worden afzonderlijk per commissie geregistreerd.
Artikel 15
Alle spelende seniorenleden, met uitzondering van het algemeen bestuur (ad interim bestuursleden en de ledenadministrateur) deze zijn vrijgesteld van bardienstbijdrage en bardiensten, zijn indien nodig verplicht om minimaal twee bardiensten per jaar te draaien. Bij het niet kunnen vervullen van een kantinedienst dient met zelf voor vervanging te zorgen. Tenzij anders besloten door het bestuur.
Artikel 16
Het bestuur is verzekerd tegen aansprakelijkheid, onder de voorwaarden zoals vermeld in de desbetreffende verzekeringspolis. Daarnaast zijn de volgende schadeverzekeringen door de vereniging afgesloten: - Opstal - Goederen/inventaris - Glas
3. Vergaderingen
Artikel 16
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen, in principe 8x per jaar. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergaderingen te schorsen of te verdagen.
Artikel 17
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke convocatie door de secretaris aan ieder bestuurslid. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij/zij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste 3 bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen vervolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 18
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of vijf seniorleden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur er zich van heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een schriftelijke bereidverklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 3 dagen vóór de algemene ledenvergadering.
Artikel 19
In afwijking op artikel 11, lid 3 van de Statuten kan het bestuur besluiten de Algemene Ledenvergadering (jaarvergadering) later dan in januari te laten plaatsvinden.
Artikel 20
De agenda der Algemene Ledenvergadering bevat, behalve de uit de Statuten of door de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste 7 dagen vóór verzending der convocaties door tenminste 5 seniorleden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen. Het opvoeren van een agendapunt tijdens de Algemene Ledenvergadering is alleen toegestaan indien minimaal 2/3 van de Algemene Ledenvergadering hiermee akkoord gaat.
Artikel 21
De agenda van de Algemene Ledenvergadering moet 14 dagen vóór de vergadering vastliggen. Alle op de agenda ener vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een Algemene Ledenvergadering ondersteund door tenminste 4 andere seniorleden.
4. Besluitvorming
Artikel 22
Indien geen der stemgerechtigde leden stemming verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor één functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.
Artikel 23
Stemming over personen geschiedt door middel van hoofdelijke stemming. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid (meer dan de helft) heeft verworven, is het niet aangenomen.
Artikel 24
In geval van verkiezing wordt iedere benoeming apart in stemming gebracht . Door de Algemene Ledenvergadering kan slechts worden gekozen een persoon die kandidaat is gesteld op de wijze als bij de statuten en het huishoudelijk reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van ereleden. Deze hoeven niet kandidaat gesteld te worden. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, tenzij in de statuten of het huishoudelijk reglement anders is bepaald. Bij staken van stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Artikel 25
Financiële afspraken van commissies zijn vastgelegd in bijlage 1.
5. Commissies
Artikel 26
De Algemene Ledenvergadering kan een of meerdere commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissies. Deze commissies en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies (met uitzondering van de kascommissie) kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meerdere leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door andere leden worden vervangen.
Artikel 27
Commissieleden zijn leden van de vereniging die zitting hebben in een commissie en die meer dan 8 uur per jaar werkzaamheden verrichten voor de vereniging. Niet-spelende commissieleden worden aangemeld als lid zonder speelrechten.
Artikel 28
De kascommissie, bestaande uit minimaal 2 leden, wordt elk jaar door de Algemene Ledenvergadering benoemd. Eenzelfde persoon mag maximaal drie jaar lid blijven van de kascommissie. De commissie zal aangevuld worden met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een der commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal bij het uittreden van een lid van de kascommissie, bij voorkeur, worden benoemd tot lid van de kascommissie.
Artikel 29
Door de vereniging worden voor de duur van 1 jaar commissies benoemd zoals vermeld in bijlage 2. In commissies kunnen slechts leden van de vereniging zitting hebben.
Artikel 30
Tijdens het organiseren van tennisactiviteiten en in de competitieperiode dient er steeds één baan beschikbaar te blijven zijn voor de recreanten (junioren + senioren). De competitieleiding kan gedurende de KNLTB-competitie besluiten de laatste baan te gebruiken indien de voortgang van de competitie dit noodzakelijk maakt, ingeval van slechte weersomstandigheden of meer dan drie thuisspelende teams. Tevens kan de toernooileiding van het Grenslandtoernooi, Open Toernooi, het WJK en de clubkampioenschappen besluiten ook de laatste baan te gebruiken indien de voortgang van het toernooi dit noodzakelijk maakt. In alle overige gevallen kan hier alleen van afgeweken worden met toestemming van het dagelijks bestuur (bijlage 3).
Artikel 31
De voorzitter van iedere commissie heeft zitting in het algemeen bestuur. Leden van het dagelijks bestuur kunnen in principe geen zitting hebben in een commissie. Zij kunnen wel optreden als adviseur van een commissie.
Artikel 32
De voorzitter van elke commissie brengt tussentijds verslag uit aan het algemeen bestuur.
6. Aanmelding, afmelding, introducés
Artikel 33
Aanmelding geschiedt bij de ledenadministrateur middels een standaard inschrijfformulier lidmaatschap.
Artikel 34
Het maximaal aantal spelende leden is ter beoordeling aan het bestuur. Aspirant-leden worden na het bereiken van de maxima op een wachtlijst geplaatst. De datum waarop het inschrijfformulier is ingeleverd, bepaalt de rangorde van deze lijst.
Artikel 35
Indien er plaats is bij de vereniging gaat de vereniging over tot aanschrijven van wachtlijstleden met in acht name van: a. de rangorde zoals die vastligt middels de datum van inschrijving; b. indien een aangeschreven kandidaat niet binnen 7 dagen reageert, wordt overgegaan tot aanschrijving van de op de wachtlijst staande volgende kandidaat; c. een aangeschreven wachtlijst lid langer dan 2 jaar kan na aanschrijving zijn plaats niet aanhouden tot een later tijdstip.
Artikel 36
De leden die aan het einde van het kalenderjaar de vereniging wensen te verlaten dienen de ledenadministratie hiervan vóór 31 december van het betreffende kalenderjaar schriftelijk hiervan in kennis te stellen. Indien Uw opzegging na 31 december van het betreffende kalenderjaar wordt ontvangen, zal deze pas een jaar later ingaan en zullen de financiële verplichtingen voor het nieuwe verenigingsjaar voldaan moeten worden.
Artikel 37
Ieder lid mag maximaal tien maal per verenigingsjaar eenzelfde persoon introduceren tegen het door het bestuur jaarlijks vast te stellen bedrag (bijlage 1c). Het lid is verantwoordelijk voor de introducé en betaling van het introductiegeld. Bewijs van betaling is het gastenlabel. Dit dient gebruikt te worden bij het afhangen. Er mag alleen worden afgehangen als er een baan vrij is.
7. Rookbeleid
Artikel 38 Er mag in het gehele clubgebouw niet gerookt worden.
Artikel 39 Het is toegestaan om onder de vaste overkapping te roken.
8. Slot
Artikel 40
Ieder lid kan dit huishoudelijk reglement opvragen via de website (het beveiligde gedeelte).
Artikel 41
Bij dit huishoudelijk reglement behoren de Bijlagen bij Huishoudelijk Reglement LTV de Grensmeppers. Bijlage 1 bevat jaarlijks muterende bedragen en wordt jaarlijks op de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.
Artikel 42
Aldus vastgesteld door de Bestuursvergadering van d.d. 5 april 2017.
Bijlagen
- Bijlage 1: Financiële afspraken
- Bijlage 2: Rooster van aftreden
- Bijlage 3: Accommodatie reglement
Bijlagen bij Huishoudelijk Reglement LTV de Grensmeppers
Bijlage 1: Financiële afspraken
a. Voor de contributieregeling wordt verwezen naar de website van L.T.V. de Grensmeppers (besloten gedeelte).
b. Een sleutel van het tennispark kan bij de ledenadministrateur worden verkregen tegen een borg van € 5,00. Bij inlevering wordt de borg terugbetaald.
c. Introducégelden: senioren en junioren € 5,00 per dag per gastenlabel.
d. Maximale gift namens de vereniging bij schriftelijke aankondiging/mededeling aan LTV de Grensmeppers:
Jubilerende verenigingen/ bestuursleden: € 15,00/ € 25,00
Bij geboorte/ huwelijk per lid: € 10,00/ € 15,00
Bij ‘ernstige’ ziekte/ overlijden van een lid: € 15,00/ € 30,00
Maximale gift namens de vereniging zonder schriftelijke aankondiging/mededeling aan LTV de Grensmeppers:
Bij ‘ernstige’ ziekte/ overlijden van een lid: € 15,00/ € 30,00
e. Reiskostenvergoeding Toegestane reiskosten door bestuur en commissieleden die gemaakt worden in het belang van LTV de Grensmeppers naar een bestemming buiten de gemeente Weert, kunnen op verzoek van het lid worden vergoed. Indien er een adequate openbaar vervoer voorziening is, vindt betaling volgens openbaarvervoertarief plaats. Anders geldt € 0,25 per kilometer als vergoeding. Declaratie dient voorafgaand aan indienen bij penningmeester goedgekeurd te worden door de commissievoorzitter.
f. Bardienstregeling: - De vergoeding voor een volledige bardienst bedraagt € 25,00.
g. Consumptiebonnen:
- Vrijwilligers: bij alle toernooien en activiteiten maximaal 3 consumpties per vrijwilliger per dagdeel. De organisator/toernooileider is verantwoordelijk voor verdeling van de consumptiebonnen.
- Bardienst: maximaal 3 consumpties per vrijwilliger per dagdeel/bardienst.
- Competitie teams: iedere competitiespeler 1 consumptie per speeldag
- Donderdagochtend groep: elk lid van deze groep ontvangt per kalenderjaar voor de eerste 4.5 gewerkte uren € 5.50 per uur. Dit staat gelijk aan een vergoeding voor een kantinedienst van €25.00. Ieder overig gewerkt uur binnen deze groep wordt € 2.70 per uur voor vergoed.
h. Afscheidsregeling bestuursleden:
- 0 t/m 5 jaar zitting: € 25,00 + bloemen
- 6 jaar of langer zitting: € 45,00 + bloemen
Afscheidsregeling commissieleden: € 25,00
i. De vereniging organiseert jaarlijks een (vrijwilligers) feest voor alle bestuurs- en commissieleden. Het bestuur is gerechtigd ook andere vrijwilligers die zich persoonlijk hebben ingezet voor LTV de Grensmeppers uit te nodigen.
j. Leden welke minimaal 12 ½ jaar lid zijn van de vereniging worden geëerd tijdens de algemene ledenvergadering.
Attentie voor 12 1/2 jarig jubileum ter waarde van € 12,50
Attentie voor 25 jarig jubileum ter waarde van € 25,--
Attentie voor 40 jarig jubileum ter waarde van € 40,--
Attentie voor 50 jarig jubileum ter waarde van € 50,--
Bijlage 2: Rooster van aftreden
Schema aftreding bestuursleden 2017:
Voorzitter 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025
Secretaris 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025
Penningmeester 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025
Voorzitter Seniorencommissie 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025
Voorzitter Jeugdcommissie 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025
Voorzitter Accommodatiecommissie 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025
Voorzitter Horecacommissie 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025
Algemeen Bestuurslid 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025
Bijlage 3: Accommodatie reglement
Indien het clubhuis en tennisbanen aan een lid beschikbaar gesteld worden, gelden de volgende regels:
In het clubhuis.
1. De vergoeding voor het mogen gebruiken van de accommodatie is gratis. De gebruiker betaald wel de kantinedienst.
2. Er mogen ten hoogste 60 genodigden aanwezig zijn (binnen).
3. Activiteiten zoals muziek moeten van tevoren met de voorzitter horecacommissie worden overlegd.
4. Sluiting van het clubhuis is uiterlijk 2 uur na laatste activiteit./ uiterlijk 2 uur na de laatste activiteit tennisactiviteit.
5. De aanvrager moet een senior lid zijn welke minimaal één jaar lid is.
6. De bardienst wordt geregeld door de aanvrager (bardienst wordt gedraaid door een lid en telt als kantinedienst, persoon die bardienst draait mag geen onderdeel uitmaken van de activiteit). De bardienst wordt geregeld en betaald door de aanvrager. Degene die de kantinedienst draait dient een senior lid van L.T.V. de Grensmeppers te zijn en mag geen deel uitmaken van de activiteit van de groep welke gebruik maakt van de kantine. De kantinedienst wordt gezien als een kantinedienst welke door ieder lid gedraaid moet worden.
7. Er mogen geen eigen consumpties geschonken worden.
8. Bier, wijn, frisdrank, koffie en thee wordt verkocht voor de geldende prijs.
9. Minimaal 2 en maximaal 4 banen huren te voldoen met gasten labels (= 2 banen a € 20,- = € 40,00.
10. Aanvrager is aanspreekpunt voor de leden van de kantinedienst en in voorkomende noodzaak.
Op de banen.
1. Tennisactiviteiten zijn verplicht, mits weersomstandigheden dit niet mogelijk maken.
2. Er mag alleen op, voor de banen, geschikte tennisschoenen getennist worden.
3. Voor overige leden wordt (indien aanwezig) één baan beschikbaar gesteld.
Schoonmaak.
Het clubhuis dient schoon te worden achtergelaten, dit houdt in het schoonmaken van:
- bar, glas- en vaatwerk, tafels, stoelen, vloer, garderobe en toiletten.
- ook het terras buiten dient schoongemaakt en opgeruimd te worden.
- het afval moet zijn opgeruimd.
Diversen.
1. Er wordt minimaal twee weken van te voren op, in of rond het clubhuis bekend gemaakt dat er een activiteit gehouden wordt.
2. Er moet vooraf een borgsom van € 100,00 worden gestort op de bankrekening van de vereniging (totaal van de banenhuur samen met de borgsom van € 100,00 voorafgaande de activiteit te storten). Indien zaken beschadigd zijn of de schoonmaak is onvoldoende, zal het bestuur beslissen of dit vergoed moet worden door middel van verrekening van deze borgsom.
3. Wanneer voldaan is aan de voornoemde zaken wordt de borgsom binnen 14 dagen na de activiteit teruggestort.
4. Uitzondering op voorgaande regels is dat groepen eigen leden (en hun partners) die na hun toernooi/competitie/periode een gezellige afsluiting willen organiseren ook gebruik kunnen maken van het clubhuis. Het is dan niet noodzakelijk om op dat moment gebruik te maken van de tennisba(a)n(en).
5. Een aanvraag dient minimaal 1 maand voor de te plannen datum ingediend worden bij het secretariaat en kan ingewilligd worden wanneer er geen andere activiteiten op het pak tegelijkertijd plaats vinden en/of het bestuur haar akkoord geeft.
6. In principe mogen geen andere activiteiten tegelijkertijd plaatsvinden op het park.